Das ideale
Homeoffice
#Gefährdungsbeurteilung
Das ideale Homeoffice - so kriegen Sie es hin
Beitrag von:
Danilo Müller
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Halfpoint / stock.adobe.com
- Teamleiter Arbeitsschutz
- staatl. geprüfter Techniker
- Fachkraft für Arbeitssicherheit
- Brandschutzbeauftragter
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Auch im Homeoffice ist das Arbeitsschutzgesetz einzuhalten. Welche Pflichten sich daraus für Arbeitgeber und ihre Mitarbeiter ergeben, hat Danilo Müller zusammengefasst.
In den letzten Jahrzehnten hat sich die Art der Arbeit, welche die meisten Beschäftigten verrichten, grundlegend geändert. Im Zuge des technologischen Fortschritts und der damit verbundenen Digitalisierung sind die technischen Möglichkeiten geschaffen worden, Arbeiten am Computer von jedem Ort und zu jeder Zeit ausführen zu können. Dies hat die Entwicklung neuer Arbeitsformen begünstigt. Begriffe wie New Work, Homeoffice, mobiles Arbeiten und Telearbeit prägen die Arbeitswelt des 21. Jahrhunderts. Vor allem zu Beginn der SARS-CoV-2-Epidemie wurden viele Arbeitsplätze in sprichwörtlichen Nacht- und Nebelaktionen aus den Unternehmen in die privaten Räumlichkeiten der Beschäftigten verlagert. Doch auch über den Infektionsschutz hinaus beinhaltet das Homeoffice weitere Vorteile, die in der Lage sind, die Arbeitswelt, wie wir sie heute kennen, nachhaltig zu verändern.
Definition Homeoffice
In der SARS-CoV-2-Arbeitsschutzregel wird Homeoffice als eine Form des mobilen Arbeitens definiert. Hierbei können die Beschäftigten in vorheriger Abstimmung mit dem Arbeitgeber ihre Tätigkeit zeitweilig im Privatbereich durchführen. Die Vorteile und Herausforderungen, die diese neue Form des Arbeitens mit sich bringen, sind vielseitig.
Vorteile im Homeoffice
Ein sehr großer Vorteil, den das Homeoffice bietet, ist der Wegfall des Arbeitsweges. Vor allem bei Beschäftigten, die jeden Tag eine lange Wegstrecke zurücklegen und somit viel Zeit aufbringen müssen, bietet sich das Arbeiten von zu Hause an. Die freie Zeiteinteilung ist ebenfalls ein Vorteil vom Homeoffice. Die Beschäftigten können sich ihre Aufgaben so über den Tag verteilen, dass sie in ihren Pausen bspw. einen Arztbesuch erledigen oder andere Termine wahrnehmen können. Für manche Mitarbeiter ist es sogar möglich, mit Hilfe von Homeoffice die Kinderbetreuung besser zu organisieren. Ein separates Arbeitszimmer im privaten Umfeld ist zu vergleichen mit einem Einzelbüro im Unternehmen. Durch das ungestörte Arbeiten kann ein Teil der Beschäftigten seine Produktivität steigern und ist somit im Homeoffice effektiver als im Büro. Zusätzlich werden mögliche Unterbrechungen durch Arbeitskollegen reduziert. Die Kombination aus einer produktiveren Arbeit und weniger Störungen kann bei einigen Beschäftigten zu einer Steigerung der Motivation führen.
Herausforderungen im Homeoffice
Steht den Beschäftigten kein separates Arbeitszimmer im privaten Umfeld zur Verfügung, kann es zu Ablenkungen, wie zum Beispiel durch spielende Kinder, kommen. Auch gilt es zu berücksichtigen, ob bspw. der Lebenspartner ebenfalls im Homeoffice tätig ist. Bei nur einem vorhandenen Arbeitszimmer, bzw. Arbeitsplatz kann dies zu Schwierigkeiten führen. Es müssen zeitliche Absprachen getroffen werden, damit nicht beide zeitgleich den Arbeitsplatz benötigen. In den seltensten Fällen verfügen die Beschäftigten im privaten Umfeld bereits über einen vollständig ausgestatteten Bildschirmarbeitsplatz. Ein solcher umfasst einen Monitor, Maus, Tastatur, Stuhl sowie im besten Fall einen höhenverstellbaren Schreibtisch. In manchen Fällen ist es auch aufgrund von mangelndem Platzangebot nicht möglich, einen vollständig ausgestatteten Bildschirmarbeitsplatz einzurichten. Folglich ist der Arbeitsplatz im Homeoffice häufig improvisiert. In solchen Fällen findet das Arbeiten oftmals notgedrungen am Küchen- oder Wohnzimmertisch statt. Für längeres Arbeiten ist ein solch unergonomischer Platz jedoch nicht geeignet.
Arbeitsschutz im Homeoffice
Für Arbeitsplätze im Homeoffice gelten die gleichen Anforderungen an den Arbeitsschutz, wie sie auch in der Firma zu berücksichtigen sind. Lediglich die Arbeitsstättenverordnung stellt hier eine Ausnahme dar, da die Gestaltungsspielräume und das Mitbestimmungsrecht des Arbeitgebers im privaten Bereich des Arbeitnehmers eingeschränkt sind. Der Arbeitgeber ist aber auch beim Homeoffice genauso verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes zu erstellen, die Beschäftigten zu unterweisen und die erforderlichen Prüfungen der Arbeitsmittel zu organisieren, wie es in der Arbeitsstätte der Fall ist.
So machen Sie es richtig
Der Arbeitsplatz
Derzeit gibt es kaum rechtliche Vorgaben, wie ein Arbeitsplatz im Homeoffice ausgestattet und eingerichtet sein sollte. Als Hilfestellung können Veröffentlichungen der Berufsgenossenschaften, wie zum Beispiel „Arbeiten im Homeoffice – nicht nur in der Zeit der SARS-CoV-2-Epidemie“ hinzugezogen werden. In dieser Broschüre werden verschiedene Ausstattungsvarianten beschrieben. Die beiden Ausstattungsvarianten „Funktional“ und „Optimal“ beschreiben Bildschirmarbeitsplätze, die den Anforderungen der Arbeitsstättenverordnung ähneln. Daher ist es empfehlenswert, mindestens die Ausstattungsvariante „Funktional“ für Arbeitsplätze im Homeoffice auszuwählen. Diese beinhaltet einen Schreibtisch mit einer Arbeitsfläche von 1200 x 800 mm, einer Höhe von 740 ± 20 mm und einer Beinraumtiefe von 800 mm. Darüber hinaus wird eine Beleuchtungsstärke von 500 lux als Mindestanforderung angesehen. Bei Bedarf kann die vorhandene Beleuchtung um eine Steh- oder Tischleuchte ergänzt werden. Bildschirmgeräte sind so aufzustellen, dass die Oberflächen frei von Reflexionen oder Blendungen sind.
Die technische Ausrüstung
Die technische Ausrüstung der Beschäftigten sollte unabhängig von der räumlichen Ausstattung um einen externen Monitor, eine Tastatur und eine Maus erweitert werden, so dass ein ergonomisches Arbeiten auch im Homeoffice möglich ist. Dies fördert zusätzlich die Konzentration und wirkt sich langfristig positiv auf die Gesundheit der Beschäftigten und deren Wohlbefinden aus. Der Zugriff auf das Firmennetzwerk aus dem Homeoffice muss durch den Arbeitgeber sichergestellt werden. Hierfür sind die erforderlichen Voraussetzungen zu schaffen und der Datenschutz zu berücksichtigen. Auch für mögliche Besprechungen mit den Kollegen oder Vorgesetzten sollten Kommunikationskanäle vorhanden sein. Hierzu empfehlen sich digitale Lösungen mit Video-Chat-Funktion.
Der Arbeitsschutz
Der Arbeitsschutz muss auch im Homeoffice gewährleistet sein. Der Arbeitgeber hat hier ebenso Pflichten zu erfüllen, wie bei einem Arbeitsplatz in der Arbeitsstätte. Eine Anforderung ist das Erstellen einer Gefährdungsbeurteilung. Diese kann zum Beispiel durch die zuständige Fachkraft für Arbeitssicherheit mittels einer Begehung vor Ort durchgeführt werden. Liegt der Wohnort jedoch weit entfernt von der Arbeitsstätte oder verweigert der Arbeitnehmer den Zugang zu seiner Wohnung, so ist in diesen Fällen eine Begehung nicht möglich. Ist dies der Fall, so kann es durchaus eine Alternative sein, dass der Mitarbeiter dem Arbeitgeber eine aussagekräftige Bilddokumentation seines im Homeoffice eingerichteten Arbeitsplatzes zur Verfügung stellt. Anhand dieser Bilder kann ebenfalls die Gefährdungsbeurteilung erstellt werden.
Doch nicht nur der Arbeitgeber hat seine Pflichten zu erfüllen. Es sind ebenso die Mitarbeiter, die Verpflichtungen haben. Diese sind sogar im Arbeitsschutzgesetz festgeschrieben. Darin wird in den §§ 15, 16 eine Mitwirkungspflicht der Beschäftigten gefordert. Sie müssen den Arbeitgeber bzw. den Vorgesetzten unterstützen, damit dieser seiner Fürsorgepflicht nachkommen kann. Die Mitarbeiter sind demnach ebenso verpflichtet, ihren Teil dazu beizutragen, dass der Arbeitsplatz den geltenden Anforderungen entspricht und auch so erhalten bleibt.
Ebenso ist eine regelmäßige Sicherheitsunterweisung der Beschäftigten erforderlich. Diese kann entweder bei Präsenzveranstaltungen am Firmensitz oder mittels digitaler Kommunikationslösungen mit Video-Chat-Funktion erfolgen.
Zusätzlich ist die Prüfung der Arbeitsmittel, z.B. die Prüfung für elektrische Betriebsmittel gemäß DGUV Vorschrift 3, zu organisieren. Hierfür gibt es verschiedene Optionen:
- Der Mitarbeiter kümmert sich selber darum und liefert dem Arbeitgeber den entsprechenden Nachweis für die bestandenen Prüfungen.
- Der Unternehmer organisiert die Prüfung. Dafür kann er entweder eine Elektrofachkraft vor Ort beauftragen, welche die Prüfung durchführt, oder er kann das zentral am Firmensitz organisieren. Hierfür ist es dann erforderlich, dass die Geräte vor Ort gebracht und geprüft werden.
Checkliste:
- Prüfen Sie, welche Tätigkeiten im Homeoffice durchgeführt werden können
- Stimmen Sie sich mit den Beschäftigten ab, ob die privaten und räumlichen Bedingungen für ungestörtes Arbeiten im Homeoffice gegeben sind
- Klären Sie, ob bereits ein Bildschirmarbeitsplatz vorhanden ist oder ob dieser noch eingerichtet werden muss
- Stellen Sie die technische Ausrüstung bereit
- Organisieren Sie den Arbeitsschutz im Homeoffice
- Erstellen Sie eine Gefährdungsbeurteilung
- Unterweisen Sie die Beschäftigten
- Veranlassen Sie die erforderlichen Prüfungen der Arbeitsmittel
